1. Datenschutzdokumentation oder Datenschutzmanagement
Bevor Sie eine Videoanlage installieren, sollten Sie sich über den Zweck, den sie damit verfolgen, genaue Gedanken machen und auch überdenken, ob es nicht „mildere Mittel“ gibt, diesen konkret festgelegten Zweck zu erreichen. Diese Gedanken müssen Sie als sogenannten Vorabkontrolle im Bedarfsfall schriftlich auch nachweisen können. Erst wenn es keine milderen und zumutbaren Mittel gibt, dann dürfen Sie eine Videoüberwachung installieren.
In einer Datenschutzdokumentation sind die nachstehenden aufgeführten Punkte genau zu beschreiben. Auch eine Kopie der Vorabkontrolle und am besten auch alle Unterschriften sämtlicher Mitarbeiter mit deren Einverständnis zu der Videoanlage sollten auf dieser Datenschutzdokumentation vorhanden sein.
2. Verwendungszweck
Beschreiben Sie den „konkret festgelegten Zweck“ der Videoüberwachung: zum Beispiel die Vermeidung von Benzindiebstählen, Ladendiebstählen oder Kassenunregelmäßigkeiten, Kontrolle der Anlieferung, Lagerdiebstählen, Parkplatzüberwachung wegen Beschädigungen.
3. Angaben über die von der Kameraüberwachung erfassten Bereiche
Kamerastandorte in Skizzen, mit Grundrissen der Gebäude und Räume einzeichnen, Screenshots von den Kameras einfügen, evtl. auch eine Betriebsvereinbarung. Darauf achten, dass nur die Bereiche erfasst werden, die für Ihren genau beschriebenen Zwecks erforderlich sind. Für jede Kamera muss der genaue Zeck, den diese Kamera erfüllen soll angegeben werden .(Umkleiden, Kabinen, Gasträume, Aufenthaltsräume, Personalräume sind Tabu)
4. Aufzählung der Detail-Komponenten der Anlage
Welche Geräte werden eingesetzt? Auflistung aller Geräte mit ihren Standorten. Was leistet das System? Genaue Systembeschreibung, das System besteht aus: Wie sind die Kameras und welche Bereiche nehmen sie auf? Tag/Nacht-Überwachung, Personenerkennung etc., Bildwinkel in Skizze eintragen. Wie viel Personen haben Zugriff auf das System? Zugriff über LAN, App oder DSL?
5. Zeitpunkt Videoaufzeichnung
Was wird aufgezeichnet: genaue Beschreibung der Funktion, Gesichtserkennung, Handlungserkennung. Wann werden Aufnahmen gemacht, wenn ein Kunde ins Regal greift oder wenn die Kasse benutzt wird oder wenn Geld in Empfang genommen wird. Festlegen, wie lange die Aufzeichnungen vor der Löschung aufbewahrt werden und wer eine Kopie machen darf. Wie die Kopie wieder gelöscht wird.
6. Art und Aufbewahrungsdauer der Speichermedien
Genaue Beschreibung, wie die Festplatten aufbewahrt werden und gegen Unbefugte gesichert sind. Wer ist der verantwortliche Ansprechpartner für die Videodaten? Die Dauer der Aufzeichnung muss ebenfalls vermerkt sein. Auch im Gerät muss diese Aufzeichnungsdauer eingetragen sein. Wenn Sie länger als 48 Stunden aufzeichnen wollen, dann müssen Sie genau begründen, weshalb Sie länger aufzeichnen. Eine Aufzeichnung hängt immer damit zusammen, welchen Zweck Sie mit der Videoanlage und der Aufzeichnung erreichen wollen und wie viel Zeit Sie benötigen, um diesen Zweck zu erreichen (Kontrollmaßnahmen etc.)
6. Informationspflicht gegenüber Mitarbeiter und Kunden
Information aller Mitarbeiter über die Videoüberwachung/Hinweisschilder Ausführliche Informationsveranstaltung mit Demonstration der technischen Möglichkeiten des Systems, Übergabe der Datenschutzdokumentation und Unterschrift mit Einverständnis auf der Dokumentation. Alle Mitarbeiter müssen Kunden gegenüber Auskunft geben können wer der Datenschutzbeauftragte ist. (ggf. auch Sanktionsschild am Eingang)
7. Rechte der Mitarbeiter
Welche Kontroll- und Überwachungsrechte sind einem verantwortlicher Mitarbeiter oder dem Betriebsrat übertragen worden. Wenn nicht alle Mitarbeiter mit der Videoüberwachung einverstanden sind, ist unbedingt eine sogenannte Vorabkontrolle durchzuführen. Zugang zu dem System nach dem „Vier- Augen-Prinzip“.
Bei evtl. „unüberbrückbaren“ Differenzen kann der Arbeitgeber die Einigungsstelle nach § 76 BetrVG anrufen.
8. Die Bestellung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten
Jede Videoanlage in öffentlich zugänglichen Verkaufsräumen erfordert einen betrieblichen Datenschutzbeauf-tragten. Dieser betriebliche Datenschutzbeauftragte muss „bestellt“ werden, die Bestellurkunde muss vorliegen. Es kann auch ein externer Datenschutzbeauftragter „bestellt“ werden.
Zum Beauftragten für den Datenschutz darf nur bestellt werden, wer die zur Erfüllung seiner Aufgaben die erforderliche Fachkunde und Zuverlässigkeit besitzt. Die erforderliche Fachkunde umfasst sowohl das allgemeine Grundwissen hinsichtlich des Datenschutzrechts sowie über Verfahren und Techniken der automatisierten Datenverarbeitung, als auch die Kenntnis über betriebswirtschaftliche und technische Zusammenhänge.
Darüber hinaus muss der oder die bDSB mit der Organisation und den Funktionen seines Betriebes vertraut sein, einen guten Überblick über alle Fachaufgaben haben, zu deren Erfüllung personenbezogene Daten verarbeitet werden. Der Begriff der Zuverlässigkeit umfasst sowohl sorgfältige und gründliche Arbeitsweise, Belastbarkeit, Lernfähigkeit, Loyalität und Gewissenhaftigkeit als auch Inkompatibilität der Aufgabe des Datenschutz-beauftragten mit anderen hauptamtlichen Aufgaben des Datenschutzbeauftragten. Der betriebliche Datenschutzbeauftragte muss auch zu Fortbildungen freigestellt werden und genießt zudem einen erweiterten Kündigungsschutz wie ein Betriebsratsmitglied.
Darüber hinaus sollen auch Personen nicht zu bDSB berufen werden, die in dieser Funktion in Interessenkonflikte geraten würden, die über das unvermeidliche Maß hinausgehen. Unvereinbar wäre es zum Beispiel, den Inhaber, den Vorstand, den Geschäftsführer oder den sonstigen gesetzlichen oder verfassungsmäßig berufenen Leiter zu bestellen, da sie sich nicht wirksam selbst kontrollieren können.
Weiter ist zu vermeiden, Personen zu Datenschutzbeauftragten zu bestellen, die von ihrer Stellung im Betrieb für die Datenverarbeitung verantwortlich sind (Betriebsleiter, Leiter der EDV). Dagegen kommen als Datenschutz-
beauftragte beispielsweise Mitarbeiter/-innen der Revision, der Rechtsabteilung und Organisation in Frage. Die Bestellung zum bDSB kann in entsprechender Anwendung von § 626 BGB und auf Verlangen der zuständigen Aufsichtsbehörde widerrufen werden. Wenn bei Ihnen im Betrieb mehr als neun Beschäftigte inkl. Chef/Chefin und Aushilfen sind und z. B. mit PC-Cash an den Kassen arbeiten ist übrigens auch ein betrieblicher Datenschutzbeauf-tragter erforderlich.
9. Rechte der Betroffenen ( Kunden und Mitarbeiter)
Nach § 34 Abs. 1 BDSG kann ein Betroffener über die zu seiner Person gespeicherten Daten, über die Empfänger und den Zweck Auskunft verlangen. Dies gilt auch für die Datenspeicherung von Videobildern. Aus praktischen Gründen kommt bei Videoaufzeichnung vorrangig die Auskunftserteilung durch Vorführen der jeweiligen Sequenz in Betracht. Die Herausgabe von Filmmaterial setzt voraus, dass eine eindeutige Identifizierung des Betroffenen erfolgt ist und keine Belange Dritter beeinträchtigt sein können (vgl. Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) § 34 Auskunft an den Betroffenen. Die verantwortliche Stelle hat dem Betroffenen auf Verlangen Auskunft zu erteilen über:
1.die zu seiner Person gespeicherten Daten, auch soweit sie sich auf die Herkunft dieser Daten beziehen,
2.den Empfänger oder die Kategorien von Empfängern, an die Daten weitergegeben werden, und
3.den Zweck der Speicherung.
Walter C. Dieterich
Sicherheits-und Datenschutzexperte
73230 Kirchheim-Teck
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